3.5. Ergonomi ve Yönetim Bilişim Sistemleri İlişkisi

Günümüzde şirketlerin yönetim birimleri açısından bilginin öneminin tartışılması bile gereksiz görülmektedir. Çağın gerekleri doğrultusunda, artık rekabetin en doğru ve en yararlı verileri toplamak ve bunları değerlendirmek üzerine yoğunlaştığı kabul edildiğinde bu gerçek daha kolay anlaşılabilir hale gelecektir. “Verilerin toplanması ve değerlendirilmesi”, burada şirketler açısında asıl can alıcı nokta şüphesiz ki değerlendirme kısmıdır. Çünkü toplanan verilerin bilgi haline dönüştürülmeden yani yararlı hale getirilmeden kullanılması imkansızdır. İşte çeşitli kaynaklardan toplanan verilerin işlenip bilgiye dönüştürülmesi ve bu bilgilerin yönetim kadroları arasında akışının düzenlenmesi Yönetim Bilişim Sistemleri ile olur.

Geçmişte veri depolama ve değerlendirme işlemleri daha çok sekreterler yardımı ile yani elle görülmekte iken veri tabanları, bilgisayar ağları gibi kavramların duyulmaya başlanması ile yavaş yavaş bilgisayar ortamına girmiş ve özellikle internetin doğuşu ile tamamen bilgisayar tabanlı hale gelmiştir. Bu süreçte bilgisayarların hızları, performansları gibi pozitif özellikleri sayesinde bilişim sistemlerinde gelişme sağlanırken, karmaşıklık ve kullanım zorluğu gibi negatif özellikleri sebebiyle alınan verimin değeri düşmüştür.

Bu alanda yapılan çalışmalar tamamen yönetim bilişim sistemlerinde kullanılan bilgisayar programları (veri tabanı sistemleri, raporlama programları, muhasebe programları vb.) üzerine yoğunlaşmıştır. Bu yoğunlaşmaları iki kategoride toplamak mümkündür.

1-      Programların teknik kalitesi= Teknik performansı etkileyen özellikler, güvenilirlik, genişletebilirlik vb.

2-  Programları ergonomik kalitesi= Öğrenme ve kullanmada kolaylık, onarım desteği, kurulum kolaylığı vb.

Söz konusu, programcı olmayan yönetim kadrosu olduğunda bu iki kategoriden en önemlisi programların ergonomik kalitesi olacaktır. Geniş anlamda düşünüldüğünde bu programları kullananların çoğu, bilgisayarları sadece işyerlerinde kendilerine yardımcı olmaları için kullanmaktadırlar, yani bilgisayarlarla etkileşimleri çok yüksek düzeyde değildir; öte yandan işyerlerindeki stratejik konumları ve aldıkları kararların önemlerinden dolayı bu etkileşimin maksimum seviyede olması gerekmektedir. Böyle bir çelişkiyi yok etmenin tek yolu da kullandıkları programların kolay kullanılabilir olmasıdır.

Bir bilgisayar programının kullanılabilirliği, bu programı verimli, kolay anlaşılabilir, kolay öğrenilebilir ve kolay kullanılabilir yapan özelliklerinin toplamıdır (Nielsen, 1993).

Kullanıcı merkezli (kolay kullanılabilir) bir bilgisayar programının gelişiminde iki önemli aşama vardır. Bunlar;

-    İhtiyaçların belirlenmesi,

-    Kullanıcı testlerinin uygulanmasıdır.

Görülmektedir ki bir bilgisayar programının kullanıcı merkezli olabilmesi için devreye yine ergonomi girmekte ve genel anlamda kullanıcı ihtiyaçlarını belirlemektedir.

Bilgisayar programlarının kullanılabilirlikleri söz konusu olduğunda en önemli husus bu programların kullanıcı ara yüzlerinin (user interface) ergonomik olmasıdır. Bu konuda yapılan araştırmalar ortaya bazı kıstaslar koymuştur. Bunların başlıcaları;

-     Kullanılan ara yüzün mümkün olduğunca basit olması

-    Kullanılan yazı fontunun kolay okunabilir olması (tavsiye edilen yazı fontu Tahoma dır.)

-    Kullanılan renklerin gözü rahatsız etmemesi (mat ve sade renkler kullanılmalıdır. Maksimum 3 farklı rengin kullanılması önerilmektedir)

-  Kullanılan mönülerin kolay kullanılabilir olması

4. ENDÜSTRİYEL PSİKOLOJİ

4.1. Tanım ve İçeriği

Psikoloji, insan davranışlarını inceleyen bilim dalıdır. Psikoloji, öz varlığa sahip canlı varlıklara özgü zihinsel olayları, düşünmeyi, organizmanın psikolojik yanını inceleyen bilim dalıdır. Psikoloji temel teorik yapısını bilinç olaylarını izlenmesine, bunların fizyolojik olaylarla olan ilişkisine, olayları nesnel dünyanın etkileri, duyular, basit içgüdüler, heyecanlar gibi öğelere bölme ve en karmaşık olayları bu öğelerin bir bileşimi olarak kabul etme eğilimine ve öteki bilimler gibi gözlem, deney, karşılaştırma yöntemi gibi yöntemlere dayandırmıştır.

Endüstriyel psikoloji, psikolojinin bir alt bölümü olarak incelendiğinde özet olarak (1) iş performansına ve iş tatminine etki eden sosyal ve fiziksel çevre faktörleri ile (2) bunların sonuçlarını olumlu yönde değiştirmede kullanılacak yöntemlerin geliştirilmesinin incelenmesi şeklinde tanımlanabilir. Bu tanımdan da anlaşıldığı üzere endüstriyel psikolojinin iki temel maksadı vardır:

1-    İş yapma ve tatmininin tabiatı ile bunları etkileyen faktörleri anlamaya çalışmak.

2-    Bu sonuçları en iyi duruma getirecek yöntem ve işlemleri geliştirmek. 

Endüstriyel psikoloji, ürün üretimi, dağıtımı ve toplum içinde mal ve hizmetlerin kullanımı sırasında insan davranışlarını inceler. İnsanlar bu faaliyetleri gerçekleştirirken toplum içerisinde farklı roller oynarlar. Endüstriyel psikoloji, toplumda endüstriyel faaliyetleri gerçekleştiren insanların bu faaliyetleri gerçekleştirirken karşı karşıya kaldıkları problemlerle ilgilenir ve bu problemleri çözümlemeye çalışır.

Endüstriyel psikolojini içeriğini incelediğimizde şu iki ana başlığa ulaşmamız mümkün olmaktadır;

1-  Personel psikolojisi= Seçme ve eğitim programlarının etkililiğini arttırmak için yöntem ve işlemler geliştirme ve kullanılacak olan yöntemlerin iş davranışına nasıl etki edebileceğini inceleme.

2-Organizasyonel psikoloji= Endüstrideki tatmin ve davranış üzerinde organizasyonel ve diğer çevresel etkiler ve etkilerin performans, tatmini arttırmak için nasıl değiştirilebileceği.

4.2. Özellikleri

Kendisine eski ve yeni, daimi ve dinamik, kuramsal ve uygulamalı ve deneysel ve klinik gibi yaftalar takabildiğimizden endüstriyel psikoloji, birçok bakımlardan genel psikolojinin bir küçük dünyası gibi hizmet gösterebilir. O, bunların her birisi ve hepsidir. Yenidir, çünkü çağdaş kurumlar olan büyük çaptaki organizasyonların en muazzam ve dramatik fonksiyonlarına etki eden sosyal ve psikolojik nitelikleri anlamaya çalışmakla ilgilidir. Eskidir, çünkü ondan ayrılmaz problemler olan iş etkinliliği ve bundan elde edilen tatminler problemleri insanlığın kayıt edilmiş tarihi kadar, belki de daha fazla eskidir. Daimidir, çünkü metodolojik işlemleri bilimsel çalışmaların her yerinde kabul edilmiştir; ve çünkü problemlerinde bazıları yarım yüzyıl veya daha fazla zamandır ilgilendiği problemlerin aynıdır. Dinamiktir, çünkü araştırma, kuram ve uygulama, diğer dallarda olduğu gibi burada da değişik sorunların önemi bakımından sosyal norm ve değerlerin değişmesiyle önemli biçimde etkilenmektedir. Kuramsaldır, çünkü alan mensuplarını çoğu, pratik doğurgularını dikkate almadan iş etkililiği ve iş tatminlerine etki eden faktörlere dair temel sorularla ilgilenmektedir. Nihayet, alan deneyseldir, çünkü gerek laboratuarda gerekse alanda bir araştırma yöntemi olarak deneysel metodoloji kullanılmaktadır. Mamafih alan aynı zamanda klinikseldir, çünkü özellikle araştırmanın ilk safhalarında bazı tip problemler deneysel yönteme uygun değildirler ve daha soyut tipte klinik araştırması kullanmayı gerektirmektedirler.

4.3. Stres ve Yorgunluk

Stres terimi Selye tarafından 1930 lu yıllarda psikoloji ve tıp bilim dallarında ortaya atılmıştır. Selye, stresi organizmanın kendi varlığını tehdit eden veya organizmada rahatsızlık ve ruhsal baskı yaratan bir durum karşısında organizmanın kendini savunma amacıyla gösterdiği tepki olarak tanımlamıştır. “Stresör” kavramı ise strese sebep olan dış etkileri tanımlar.

Selye 1978 yılında stresin, beyin kabuğunda anormal bir elektriksel faaliyet ile başlayan ve özellikle performans hormonları olarak bilinen, tüm vücudu devamlı bir alarm durumunda tutan adrenalin ve noradrenalin hormonlarının gittikçe artan salgılanışı ile devam eden bir nöroendokrin mekanizmalarının zincirleme reaksiyonlarından kaynaklandığını buldu. Bu reaksiyonların sonucu ise organizmanın yaşamını korumak için dövüşmek, mücadele etmek, kaçmak gibi çeşitli fiziksel ve zihinsel aktiviteleri yoğun bir istekle gerçekleştirmesidir.

Belirli bir seviyeye kadar gerginlik iş yükü ile doğru orantılı olarak değişir. Daha büyük bir iş yükü ve bunun sonucunda daha uzun süren, daha yoğun yaşanan bir stres daha çok gerginliğe sebep olur. Gerginliğin sonucu yorgunluk olarak karşımıza çıkar. Yorgunluk kendisini iki şekilde gösterir: zihinsel ve fiziksel yorgunluk. Fiziksel yorgunluğunun etkilerinin dinlenme sonucu belirli bir süre içerisinde geçmesine rağmen uzun süreli zihinsel yorgunluğun çeşitli ruhsal bozukluklara yol açacağı muhakkaktır.

Her mesleki faaliyet ya da iş yapmak belirli bir stres seviyesine neden olur. Meydana gelen bu stresin çeşitli sebepleri vardır. Aynı zamanda stresin şiddetini arttıran çeşitli negatif faktörler de mevcuttur. Bu faktörler çoğunlukla kişinin çalıştığı iş çevresinin fiziksel ve psikolojik özelliklerinden kaynaklanır.

İnsan ve içinde çalıştığı iş çevresi birbirinden ayrılamaz bir birlik oluştururlar. Bu birliğin iki elemanı arasındaki ilişki ve bağlantılar gerekli, kalıcı ve hayatidir. Bu ilişkinin geçirdiği her çeşit değişiklik hem iş çevresinde hem de insan organizmasında değişikliklere sebep olur. Karşılıklı etkileşimden doğan çevresel değişiklikler en azından kişisel düzeyde ihmal edilebilir, Ancak organizmada meydana gelen değişiklikler olaylara biyolojik bir bakış açısından bakıldığında önemli olabilir.

Önemle belirtilmelidir ki gerek çevrenin birey üzerinde değişikliklere sebep olduğu durumlarda gerekse belirli bir kişinin iş çevresi üzerinde çeşitli etkiler bıraktığı zaman her iki durumda da stresten zarar gören birey olmaktadır.

4.4. Ergonomi ve Endüstriyel Psikoloji İlişkisi

Ergonominin insan ve iş arasındaki uyumu sağlamaya çalışırken olayı sadece teknik düzenleme veya fiziksel uygunluk biçiminde ele alması yeterli değildir. belki bu hususlardan daha da önemli “sosyal ve psikolojik uyum” un sağlanması ile ilgilenmek durumundadır. Çünkü iş ve işletme, öncelikle insan unsuru ile ayakta durmakta ve işgörenin çalışmaya başlamadan önceki durumu önemlilik göstermektedir. Yani işin yapılmasını ve düzenlenmesini sağlayan insanın, bir “moral değer” le işe başlaması, işin geleceği açısından olumlu bir durumdur. Aksi halde problemli bir insanın meydana getireceği işin akıbetinden endişelenmemek mümkün değildir.

Bu bağlamda, bir iş yerinde elde edilmek istenen maksimum verim ancak ve kati suretle ergonomi ve endüstriyel psikoloji bütünleşmesi ile mümkündür.

Endüstriyel psikolojinin tanımında da belirttiğimiz üzere bu tür bir bütünleşme işletmedeki sosyal ve fiziki çevre üzerine yoğunlaşacaktır.

4.4.1. Sosyal Çevre

Son zamanlarda idari çabaların büyük bir kısmının insan ilişkilerini düzenleyici çalışmalar olduğu ve yönetim sürecinin sosyal yönünün ağırlık kazandığı görülmektedir. İşletmede yer alan kişilerin örgütsel hayat içindeki davranışlarında serbest olduklarını söylemek imkansızdır. Ferdi davranışlarda standart kuralların gerekli olduğu söylenmektedir. Bu kurallarla işgörenlerin bilgileri, yetenekleri ve kişisel özellikleri arasında önemli bağlantılar vardır. Ayrıca fertlerin kişiliklerini ve ferdi ilişkilerini etkileyen bilgileri ve yetenekleri vardır. İşletmenin sosyal yönünü geliştirmek isteyen yönetici, elemanlarının bu tür özelliklerini bilecek ve bu yönlerden işgörenleri nasıl geliştireceğini planlayacaktır. İşte bu sebeple yönetici, yönetimindeki kişilerin davranışlarının politik, sosyal ve psikolojik yönünü kavramak zorunda kalacaktır.

İşletmecilerin sosyal yönlerinin gelişmesi yanında, işgörenlerin birbirlerini psikolojik açıdan etkileme özelliği de artmıştır. Böylece işletme, teknik ilişkilerin yer aldığı bir sistem olduğu kadar, psiko-sosyal bir olgu görünümü de kazanmıştır. Bu gelişmenin sonucu olarak modern yönetimde işletmenin sosyal yönü daha da belirgin hale gelmiştir. İşte, işletmelerdeki ilk ve en önemli problem aynı ve farklı statülerdeki insanların birbirleriyle iyi geçinme mecburiyeti içinde olmaları gerçeğidir. Bu hususun halledilmesinin bir kültür birliği sayesinde gerçekleşeceğini bilmemiz gerekir. Buradan yola çıkarak, insanların genelde kültür birliğinin sağlanması ile düşünce ve davranış uyumu gösterebileceği öne sürülebilir.

İnsan ilişkileri de, ergonomik çalışmadaki diğer maddi faktörler gibi kendine has bazı prensiplerin belirlenmesi ile sağlıklı bir duruma getirilmek durumundadır. Çalışanların öncelikle zaruri ihtiyaçlarının karşılanmasının arkasından, bu ilişkilerin belirli kaideler üzerine oturtulması gerekir. Böylece sosyal münasebetler, kişi ve grupların özel durumları göz önüne alınarak daha iyi prensipler üzerinde gelişir. İşletmenin sosyal yönden gelişimi, “beşeri ilişkiler” ile ilgili bilgi ve prensiplerin belirlenip uygulamaya konulması ile sağlanabilecektir.

DEVAMI