» ISLETME KAYNAKLARI PLANLAMASI (ERP) -2

Yayinlanma Zamani: 2006-08-26 10:04:00






1.3.         Firmalar Niçin ERP Kullanır ?

İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte , uluslar arası piyasalara girmekte ve hatta , farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme ile rakiplerine üstünlük sağlama amacındadırlar.

İşte ERP sistemi bu hedefler doğrultusunda, işletme kaynaklarının , stratejiler doğrultusunda etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir.

ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını, kağıda dayalı sistemler ile dağınık ve birbiriyle bağlantıları olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu, ellerinde hiçbir zaman genel bilgi olmadığı için yönetimde çeşitli sorunlarla karşılaşırlar. ERP sistemi de bu farklı uygulamaları bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır.

1988 yılında Deoitte & Touch Consulting firmasınca yapılan bir araştırmaya göre, firmaları ERP’ ye geçişte zorlayan etkenler şöyledir.

1.  Teknolojik Nedenler :

a)   Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi

b)  Bilginin kalitesinin arttırılması

c)  Ticari işletmelerin tümleştirilmesi

d)  Eski ve modası geçmiş sistemlerin değiştirilmesi

e)   Büyümeyi sağlayacak sistemleri elde etmek

2.  İşlevsel Nedenler :

a)  İş başarımını artırmak

b)  Giderleri düşürmek

c)  Müşteri memnuniyetini arttırmak

d)  Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşturmak

e)  Küresel iş yaşamına uyum sağlamak

Yine bu anket sonucu ERP kullanan firmaların elde ettikleri yararlar şöyle belirlenmiştir.

1.  Stokların azalması

2.  Personel azalması

3.  Verimliliğin artması

4.  Sipariş yönetiminin gelişmesi

5.  Satın alma giderlerinin azalması

6.  Ödeme yönetiminin gelişmesi

7.  Gelirlerin artması

8.  Lojistik giderlerin azalması vb. birçok nedenleri bu nedenlere ekleyebiliriz.

Bu konuda araştırmada Vestel Elektronik Tic. A.Ş.’ de yapıldı, ERP’ nin ve SAP’ ın firmadaki işleyişi hakkında bazı bilgiler edinildi.

Firmada SAP yazılımının 4 modülü faaliyete geçmiştir. Bu modüller SD ( Satış Dağıtım ) , MM ( Malzeme Yönetimi ) , FI ( Mali Muhasebe ) , CD ( Maliyet Muh. ) ve kontroldür.

Verilen bilgiye göre firmada ERP sistemleri kullanmanın ana amaçları stokları en aza indirerek verimliliği arttırarak, maliyeti minimuma indirerek en yüksek karı elde etmektir.

SAP sistemini hayata geçirmek kolay bir şey olmadığı için firmada SAP proje ekibi kurulmuştur. Bu ekibin amaçları şunlardır;

ü  İş süreçlerinin mevcut durumunu ortaya koymak ve iyileştirme çalışmaları yapmak

ü  İşletmenin organizasyonu ve insan kaynakları mevcut durumunu ortaya koymak

ü  İşletmenin bünyesinde yer alan belli başlı bilgi sistemleri donanımına ilişkin alt yapıyı hazırlamak

ü  Uygulama yazılımlarına ilişkin bilgi toplamak ve kullanıcı problem ve ihtiyaçlarını kavramak

Bu amaçlar ışığında proje ekibi sistemi belirli sürelerde yeniden yapılandırma ve hataları asgariye indirme çalışmalarını yürütmektedir.

İşletme uygulama yazılımı alt yapısının en belirleyici özelliği birbirinden ayrık bilgi adacıklarından oluşmasıdır. Edinilen bilgiye göre bu yapının organizasyona yansıması iki noktada toplanır; birincisi tekrar eden işlemler ve verimsizlik, ikincisi ise varolan bilginin yönetim aracı olarak kullanılmamasıdır. Bu adacıklar arasındaki bilgi alışverişi kullanıcılar tarafından genellikle manuel işlemlerle yerine getirilmektedir. Bu tür bir yapının şirketin faaliyetlerine etkileri şu şekilde özetlenebilir.

ü  Her bir kullanıcı kendi işleri için gerekli olan bilgiyi üretmekte ve bu bilgi kendi bilgi adacığında kalmaktadır. Başkalarının bu bilgiye erişimi mümkün olmamaktadır.

ü  Adacıklar arasında bilgi alışverişi genellikle birinden yazılı olarak alınan bilgilerin diğerlerine kullanıcı tarafından tekrar girilmesi şeklinde olmaktadır.

ü  İşlerin akışı sırasında bir sonraki işlemi yerine getirecek birim yada kişi önceki adacıkta oluşmuş olan bilgiye erişememekte, bu nedenle işlemlerini yerine getirirken gerekenden fazla zaman ve emek harcamaktadır.

Donanım alt yapısının en belirleyici özelliği, şirketin günümüzdeki ve yakın gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayacak teknik kapasiteye ulaşabilmesi için ilave yatırımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu nedenle işletme faaliyetlerinde SAP yazılımına geçiş uygun görüldüğü belirtilmiştir.

 

 

1.4.             ERP Sistemin Seçimi ve Uygulamasında Dikkat Edilecek Hususlar :

ERP sistemlerinin fonksiyonları birbirine oldukça benzemektedir ve bugün piyasada yüzden fazla ERP sistem satıcısı firma bulunmaktadır. Bu iki husus ERP paketi seçiminin firma için gerçekten büyük bir zorluk taşıdığını göstermektedir.

ERP paketi firmanın kendi koşullarına uygun olmalı ve satıcı  firma da parasal yönden güçlü olmalı ve uzun sürecek bir yaşam garantisi göstermelidir.

Ciddi kuruluşlar ERP seçimi için çok dikkatli hareket ederler ve bazen bu seçim süresi bir yılı geçebilir.

ERP yazılımının uygulaması ise, en az seçimi kadar büyük güçlükler taşımaktadır. Alınan paketin sağladığı, tümleştirme , ortak kullanımı gibi faktörler, sistemleri ve uygulamaları, daha karmaşık hale getirir. Ayrıca ERP sistemleri, iş uygulamaları için temel fonksiyonlar sağlarlar. Kuruluşlar bu fonksiyonları, kullanarak, şirketin işleyişini organize ederler. Yani şirketler ERP kuruluşunda iş uygulamaları adımlarında binlerce seçenekten birini seçme özgürlüğüne sahiptirler.

Çok büyük firmalarda, ERP yazımı, çok farklı bölgelerde, farklı iş kolları ve geniş bir kullanıcı kitlesi için kurulacağından, uygulama çok uzun zaman alabilir. Harcanan zamanın büyük bir kısmı, bir işin nasıl kurulacağı hakkında karar verirken kullanılır. Bu nedenlerle pek çok firma, ERP için bir uygulama safhası dönemi geçirmeyi seçerler ve bu dönemde gerekiyorsa iş uygulamalarını değiştirirler veya yeniden kurarlar.

1.5.         ERP’ nin Maliyeti  :

Genelde ERP, kurumda iş yapısının değişmesine neden olacağından, başlangıçta ERP için belirlenmiş bütçe sınırları da aşılmış olur. Bu yüzden ideal şartlarda uygulanan ERP oldukça pahalıya mal olmaktadır. Yalnızca yazılım yüzbin dolardan , milyon dolara kadar değişen maliyet getirmektedir. ERP seçiminin karmaşıklığını bilen pek çok kuruluşun , bu seçim için danışman firma seçmesi maliyetin daha da artmasına neden olur.

1.6.             ERP’ yi Başarılı Kullanamayan Firmaların Başarısızlık Nedenleri :

Etkin bir işletme yönetiminin amaçları temel olarak iki kategoride ele alınabilir.İlki , fiyat, teslimat ve kalite gibi hususlarda beklentileri karşılamayı hedefleyen müşteri memnuniyeti ; ikincisi ise, makul bir kararlılık ve yatırım geri dönüş oranını elde etmeyi hedefleyen üreticinin kendi memnuniyetidir. Bu iki kategorideki hedefin aynı anda sağlanması, etkin bir işletme yönetiminin varlığına işaret eder. Ancak, bu amaçların aynı anda gerçekleştirilmesi, genelde tedarik, üretim, satış ve finans gibi çeşitli işletme faaliyetlerinin bir ahenk içinde yürütülmesi ile mümkündür. Bu ahengin sağlanabilmesi için departmanlar arasındaki etkileşimleri ortak bir veri tabanında bütünleşik bir yapıda barındıran bir endüstriyel yönetim sistemi yazılımına ihtiyaç duyulduğu çok aşikardır.

MRP, MRP II ve ERP gibi endüstriyel yönetim sistemleri yazılımları, yukarıdaki amaçlara erişebilmek için kullanılan araçlardır. Bu tür yazılımlar, teknolojik bilgiyle ( ürün ağacı, ata, malzeme ve tedarikçi / müşteri ana kayıtları ) donatılmış veri tabanlarını , satış ve ana üretim çizelgesiyle bütünleştirerek bağımlı veya bağımsız müşteri taleplerini karşılayabilmek için ürünün bileşenlerine ve malzemelerine ait ihtiyaçları, zaman ve miktar bazında çizelgeleyerek satın alma ve üretim planlama departmanlarıyla gerekli etkileşimi sağlarlar. Ayrıca , bu etkileşimlerin sonucu olarak çeşitli departmanlardaki işletme faaliyetlerine getirilirken gerekli finansal kayıtlarında otomatik olarak oluşturulması , endüstriyel yönetim sistemlerini daha cazip hale getirmektedir.

Böylesine geniş, karmaşık ve departmanlar arası etkileşim zorunluluğu olan bir yazılımın bir işletmede kurulumu , uygulaması ve yürütülmesi kolay bir iş değildir. Literatüre bakıldığında bu yazılımların neden başarısız oldukları hakkında bir çok çalışma vardır ve bu çalışmalar , başarı determinantları ve performans ölçütleri hakkında yeterli bilgiyi sunmaktadır. Ancak, son zamanlarda, Türkiye’ de son derece yaygın olarak kullanılmaya başlayan bu yazılımların gelişmekte olan ülkelerde nasıl yürütülmesi   hakkında herhangi bir çalışmaya rastlamak mümkün değildir. Bilimsel bir araştırma konusu olabilecek bu durumu irdelemek için aşağıdaki üç noktanın ele alınması ve uygulayıcıların bu noktalara dikkat etmesi gerekmektedir.

İlk olarak, gelişmekte olan ülkelerde endüstriyel yönetim sistemlerinin uygulamalarını yürütebilecek vasıfta ve kalitede yeterli sayıda yetişmiş eleman sıkıntısıdır. Bu önemlidir çünkü hem danışmanlığı verecek hem de alacak olan elemanların ( ekip ) kalitesi, yazılımın uygulama başarısını etkileyecektir. İyi bir yazılım kötü bir ekip ve yetersiz danışmanlık becerisi ile başarısız olurken, nispeten kötü ve eksik bir yazılım iyi bir ekip ve becerili danışmanlık hizmeti ile başarılı olabilmektedir. Dolayısıyla, son günlerde fazlasıyla alıcı bulan bu yazılımların uygulamalarını yürütecek yetişmiş elemanların bulunması, projenin başarısı için son derece önemlidir.

İkinci olarak, danışmanlığın yapılış biçimi çok önemlidir. Genellikle, gelişmekte olan ülkelerde danışmanlık, firmanın ihtiyacına göre yazılımı uyarlama yerine firmadaki mevcut uygulamaya yazılımı uyarlama yaklaşımına dayanmaktadır. Dolayısıyla, yanlış veya eksik bir uygulamayla karşılaşıldığında doğrusunu empoze etmek ve alışkanlıkların elimine edilmesi için insanların davranış biçimlerini değiştirmesini gerektiren ikna yöntemini kullanmak yerine mevcut olan eksik veya yanlış uygulamaya yazılımı uyarlama çabası endüstriyel yönetim sistemini yanlış kurgulanmasına yol açacaktır. Bu onarılması çok zor bir hatadır. Başka bir ifadeyle, danışmanlığın,yazılım eğitiminin verilmesinin yanında endüstriyel yönetim sisteminin kurgusunun da yapılmasını gerektirdiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

Üçüncü nokta ise , gelişmekte olan ülkelerdeki işletme yönetimlerinde ki önemli bir yönetim zaafıdır. Gelişmiş ülkelerde “ önce planla daha sonra uygula” şeklinde ortaya çıkan yönetim anlayışı, gelişmekte olan ülkelerde tam tersi olarak ve “ önce uygula , daha sonra planla ” şeklinde ortaya çıkmaktadır.

Bu yönetim zaafı, alt yapısı henüz oluşmamış firmaların bu tür yazılımları satın alarak uygulamaya başlamalarına ve de başarısız olmalarına neden olmaktadır. Hele bir yazılımı alalım planlamayı da beraber götürürüz yaklaşımı, işleri karmaşık hale getirmekte ve proje tamamlanma süresinin uzamasına yol açmaktadır. Uzun proje tamamlama süresi, firmadaki moral değerleri aşındırmakta ve yazılıma duyulan güvenin sarsılmasına neden olmaktadır. Sarsılan güven, kötü imaj olarak yazılım firmasına geri dönmekte ve sonuçta her iki tarafta kaybetmektedir. Sonuç olarak, iyi planlanmadan rasgele veya belirli bir önyargı ile seçilmiş yazılımların yetersiz ekip ve danışmanlık becerisi ile uygulamaya konulması, bu yazılımların başarısız olma olasılıklarını arttıracaktır. Dolayısıyla, iyi bir planlama, iyi bir ekip, iyi bir yazılım ve iyi danışmanlık becerisi, planla uyumlu proje uygulaması ve yürütülmesi, proje başarısının vazgeçilmez unsurlarıdır.

1.10    Geliştirilmiş ERP  :

1997 ve 1998 yılları içinde, ERP yazılım sağlayıcıları kendi çekirdek sistemleri içine daha önce bulunmayan uygulamaları yerleştirerek ERP’ nin genişletilmesi sorununu tartışmaya bağladı. Bu tartışmalar 1999 yılı içinde de devam etti. Ancak şirketlerin geliştirilen bu ürünleri satın alabilmesi için, bu uygulamaları kendi işleri için gerekli olduğuna inandırmaları gerekmekteydi. ERP yazılım sağlayıcıları beş konu üzerinde çalışmalarını yoğunlaştırdılar.

a)  Müşteri İlişkileri Yönetimi ( Customer Relationship Manegement- CRM )

Müşteri ile ilişkide satış, servis ve pazarlamada pek çok bağlantı noktası söz konusudur. Örneğin; telefon, e - posta , web siteleri, dağıtıcılar, müşteri servis merkezleri en belli başlı olanlarıdır. Bu bağlantı noktalarının hemen hepsi aynı derecede öneme sahiptirler. Bunların her biri ayrı ayrı müşterilerle ilgili bilgi toplamada büyük görev üstlenirler. Bu büyük arenada pazarlama yöneticisinden, muhasebe müdürüne, servis teknisyenlerine kadar pek çok kişi müşterilerle ilişki halindedirler.

Sadece bir şirkette ilişkisini sürdüren bir müşteri hangi noktadan bağlandığına bakılmaksızın kendisinin şirket tarafından tanınmasını istemektedir. Örneğin bir müşteri şirkette ofis malzemeleri toptancısı olarak bir hesap açtırmış ise, bu müşteri şirketin servis hattına telefon ettiğinde, müşteri ile o anda ilişkide olan kişiye CRM hemen anında ona ait malzeme gönderilme adresini, ödeme bilgilerini, sipariş ile ilgili bilgileri ekrana getirebilmektedir. Aynı bilgi, müşteri şirketin web sitesine ulaşarak sipariş verme durumunda da müşteri için hazır olacaktır. Benzer şekilde, satış personeli bir müşterisi ile konuşurken tüm ürünlerle ilgili bilgi ekrana gelecek ve müşteriye satış için her türlü ortam hazır olacaktır.


                                  Şekil 6: CRM Yazılım Uygulaması


Şekil-6’da CRM yazılımının şirket içindeki uygulaması görülmektedir. Şekilden de anlaşılacağı gibi yazılım , müşterinin şirketi tek bir yüz olarak görmesini sağlamaktadır. Bu noktada şu konuyu hatırlatmakta fayda vardır. CRM yazılımının üç temel tipi bulunmaktadır. Bunlar ; Pazarlama, Satış ve Servis uygulamasıdır. Genelde ERP yazılım pazarlayıcıları bu üç uygulamayı da sağlamaktadırlar.

b)  Geliştirilmiş Planlama ve Zamanlama ( Advenced Planning And Scheduling –APS )

APS şirketlerin üretim işlerinin planlamasına yardımcı olmaktır. ERP sistemlerinin planlama fonksiyonlarına sahip olmasına rağmen, onların metotları APS’ den oldukça önemli derecede farklılık göstermektedir.

Başta belirtildiği gibi ERP, MRP üzerine baz alınarak geliştirilmiştir. MRP ürün zamanlaması kullanıldığında , müşteri herhangi bir ürün talep ettiğinde, planlar elde var olan malzemenin durumuna göre hazırlanırdı. Daha sonraları MRP gelişerek MRP II’ ye dönüştü. MRP II bugünün ERP sistemlerinde bulunan MPS ( Master Prodiction Scheduling ) yi kullanarak MRP’ ye bağlanıp daha mükemmel planlar geliştirmeye başladı. MPS ve MRP ile şirketler üretim için yeterli kalitenin olup olmadığı hakkında kolayca geri besleme yapabilmektedirler.

ERP planlama işlerinde , bir ürün için müşterinin gereksinme duyduğu tarih sisteme girmekte ve sistem MPS’ yi yaratıp siparişi tamamlayabilmek için gerekli kapasiteyi tahmin etmektedir. Kapasite gereksinim tahminlerinin sağlanamaması durumunda işler tekrarlanmaktadır.

 

 

           Şekil 7: APS’ den Önce Klasik Düz ERP


APS sistemi, işçi ve makinaların kapasitesini dikkate aldığı gibi, materyalin kullanılabilirliğini de göz önünde tutmaktadır. Bu nedenle, herhangi bir sorun doğması anında işlerin sonuçlanmasını beklemeden planlama hemen yeniden düzenlenebilir. Bu hızla işlem uygulaması , pek çok ek yararlar sağlamaktadır. APS sistemleri çok farklı mantıklar kullanıldığından, ERP sistemlerinin dışında tutulmaktadır. APS, stoktaki verileri, müşteri siparişlerini ve ERP sistem tarafından üretilen tahminlerin bir özetini elde edebilir. APS sistemi, ERP de bulunan MRP kapasitesi ile birleşerek kullanılabilir veya tam olarak onların yerine geçebilir. Bazı ERP yazılım üretici firmalar, tüm MRP kapasitelerini APS ile birlikte ürünleri icine dahil etmis bulunmaktadirlar.

                    Şekil  8 : APS’nin Ürettiği Raporlar ve Analizler


c) Satınalma Zinciri Yönetimi ( Supply Chain Management- SCM )


SCM, 1990 yıllarının sonuna doğru bilgisayar teknolojisinin en önemli konusu olarak tartışma platformuna yerleşmiş bulunmaktadır.


            Şekil 9 : SCM’ de ERP’ nin Rolünde meydana gelen değişiklikler


SCM’ de ERP yazılımının oynadığı rol halen bir tartışma konusudur. SCM yazılımı, satınalma zincirinde bilginin işleyişini ve akışını desteklemektedir. Pek çok SCM ürünü üç gruptan biri içine girmektedir.

1.       Planlama,

2.       Optimizasyon,

3.       İşlem

Geçmişte bu iki yazılım kesinlikle birbirlerinden ayrılırlardı. Ancak bugün iç içe geçmiş durumdadırlar. Bu açıklamalardan anlaşılacağı gibi kuruluşlar kendi koşulları için en uygun olanını seçerler. Bazıları ERP’ yi yeterli  görmekte, bazıları ise SCM yazılımlarının çok pratik seçeneklere sahip olduğunu düşünür. Ancak genel kanıya göre kurumların tüm gereksinimini karşılayacak en uygun yazılım , bu sistemleri bir araya getirecek yeni bir yazılımdır.

ERP ile SCM karşılaştırması üzerine yapılan bir araştırmaya göre; dört önemli kriter seçim için kurumlara iyi bir örnek oluşturabilir.

ü       Değer  : ERP paketleri bir iletişim omurgası oluşturmakta ve tüm iş fonksiyonlarını tek bir parasal sistem içinde kombine etmektedir. Ancak, ERP işlerin kim tarafından , nerede , ne zaman ve nasıl tamamlanacağı konusunda  gerekli tüm verileri sağlayamamaktadır. Ancak SCM yazılımı bunu sağlamaktadır.

ü       Zamanlama  :ERP yazılımının uygulaması bir ile üç yıl sürmektedir. Buna karşılık tipik bir SCM yazılım projesi uygulaması altı ile dokuz ayda tamamlanabilmektedir.

ü       Geri Ödeme  : ERP, SCM’ ye oranla çok daha uzun zamanda geri ödemeyi gerçekleştirebilmektedir.

Yük : ERP projeleri çok geniştir ve bu nedenle SCM yazılım projelerine kıyasla kuruma çok daha büyük yük getirmektedir. Ayrıca ; SCM yazılım projesi ufak bir seçilmiş grup tarafından kullanılmaktadır.

d)      Karar Destek :

Karar destek araçları, kişilerin verileri analiz ederek bir karara varmalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmış yazılım programlarıdır. Örneğin, OLAP ( Online Analytical Processing ) tipik bir  karar destek aracıdır. OLAP programları, kullanıcıların veri ambarları gibi çok büyük çaptaki veri tabanlarında depolanmış verilere kolaylıkla ulaşmasını sağlar.

1.12 ERP YAZILIMCILARI

ERP yazılımı sağlayıcıları piyasanın yaklaşık üçte ikisini şu beş firma ellerinde tutmaktadır.

SAP : SAP AG, ERP konusunda üstün lider olarak göze çarpmaktadır. Piyasanın % 31 ni elinde tutmaktadır. Bu sebeple, ERP kelimesi neredeyse SAP ile özdeşleşmiştir. SAP  bölüm 2 de ayrıntılı olarak incelenecektir.

ORACLE : İlişkilendirilmiş veri tabanlı yönetimi sistemlerin lideri olan Oracle ERP Pazar payının % 14’ ne sahiptir. California merkezli şirket , ERP’ de modüler yönetimi kullanarak, Oracle Financials, Oracle Manu Facturing gibi aslında ortak komuta araçlarını kullanan, ayrı uygulamalar sunmaktadır. Şirket, Oracle Applications olarak bilinen bütünleşik bir paketide sunmaktadır.

PEOPLESOFT : 1987’ de insan kaynakları yazılımı sağlayan şirket olarak kurulan Peoplesoft Inc. Şirketi, genişleyerek ERP sağlayıcı lider şirketler arasına % 7’ lik piyasa payını eline tutarak katıldı. Şirket, malzeme yönetimi, pazarlama, üretim ve maliye üzerine kurumsal çözümler sunmaktadır.

J.D. EDWARDS : 1977’ de küçük ve orta ölçekli bilgisayarlara yazılım sağlamak üzere kurulan J.D. Edward& Co., ERP sıralamasında çok hızlı ilerledi. Şirket, kullanıcılarına, AS400 tabanlı ve müşteri  / sunucu bazında kurulu , finans, üretim ve lojistik / pazarlama alanlarında modüllere sahip bir ERP çözümü sunmaktadır.

BAAN : Baan Co. , üretim, finans, pazarlama / nakliye şeklindeki tekil uygulamalar halinde ERP çözümleri sunmaktadır. Bunun yanı sıra , Baan IV olarak bilinen bütün bir pakette sunmaktadır.


Sonraki Konu


Duyuru

Facebook sayfamiza üye olun


Duyuru
Sitemizde güncelleme çalismalari devam etmektedir.
Görüs ve önerilerinizi bizimle paylasabilirsiniz ! mail adresimiz : endustrimuhendisligi@hotmail.com